Politique de confidentialité

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ D’IDEM

La protection de votre vie privée est importante pour IDEM Tech inc. et ses sociétés affiliées (collectivement, « IDEM » ou « nous »), et c'est pourquoi nous prenons très au sérieux la confidentialité des renseignements personnels de nos utilisateurs et le respect des lois applicables. L'objectif de la présente Politique de confidentialité (la « Politique ») est d'expliquer et de décrire la manière dont nous traitons vos renseignements personnels dans le cadre de l’opération de notre entreprise. IDEM reconnaît qu'elle est responsable de la protection des renseignements personnels, et elle peut démontrer qu'elle respecte la législation applicable lors du traitement des renseignements personnels.

Cette Politique est l'une des pierres angulaires de notre programme de protection de la vie privée, qui comprend de nombreuses autres politiques, procédures et pratiques de sécurité internes assurant la protection adéquate de vos renseignements personnels.

1. Table des matières

Nous vous recommandons de lire la présente Politique dans son intégralité afin de vous assurer que vous êtes pleinement informé de la manière dont nous traitons vos renseignements personnels avant de choisir d'utiliser nos produits et services, ou de nous fournir autrement des renseignements personnels. 

Si vous préférez vous référer à des sections spécifiques de la présente Politique, les sujets ci-dessous seront abordés dans les sections suivantes de la présente Politique :

• 2. Termes importants utilisés dans la présente Politique
• 3. Champ d'application de la Politique
• 4. Acceptation et responsabilité du proche aidant
• 5. Types de renseignements personnels que nous collectons
• 6. Comment nous collectons les renseignements personnels
• 7. Comment nous utilisons vos renseignements personnels
• 8. Qui peut accéder à vos renseignements personnels 
• 9. Transferts extraterritoriaux de vos renseignements personnels
• 10. Comment nous obtenons votre consentement
• 11. Comment nous utilisons les outils de prise de décision automatisée
• 12. Comment nous utilisons les témoins de connexion (cookies)
• 13. Mesures de sécurité et incidents de sécurité
• 14. Pendant combien de temps nous conservons vos renseignements personnels
• 15. Vos droits concernant vos renseignements personnels
• 16. Comment nous contacter
• 17. Modifications de la Politique et nouvelles fonctionnalités
• 18. Informations complémentaires

2. Termes importants utilisés dans la présente Politique

Il est important que vous compreniez la signification des termes suivants lorsque vous lisez la présente Politique:

• « proche aidant » désigne une personne qui achète ou fait l’utilisation de tout Produit ou Service (tels que ces termes sont définis ci-après) d’IDEM à titre de proche aidant d’un proche bénéficiaire;
• « soignant » désigne une personne qui fait l’utilisation de tout Produit ou Services (tels que ces termes sont définis ci-après) d’IDEM à titre de soignant d’un proche bénéficiaire;
• « proche bénéficiaire » désigne une personne en perte d’autonomie pour le bénéfice de qui un proche aidant ou un soignant achète ou fait l’utilisation de tout Produit ou Service d’IDEM;
• « renseignement personnel » désigne tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier, ce qui inclut toute autre définition similaire donnée à ce terme dans toute loi applicable;
• « représentant du proche bénéficiaire » désigne l’assistant, le tuteur, le mandataire ou tout autre représentant légal d’un proche bénéficiaire qui a l’autorité légale pour représenter ce proche bénéficiaire dans l’exercice de ses droits, le cas échéant;
• « RGPD » désigne le règlement 2016/679 du Parlement européen et du Conseil relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, y incluant ce règlement tel qu’il a été intégré dans le droit du Royaume-Uni en vertu du European Union (Withdrawal) Act 2018 du Royaume-Uni;
• « traiter » ou « traitement » désigne généralement toute opération ou ensemble d'opérations effectuées sur des renseignements personnels ou des ensembles de renseignements personnels, à l’aide de procédés automatisés ou non, telles que la collecte, l'utilisation, la divulgation, le transfert, la conservation, l'adaptation, le stockage, etc.
  

IDEM exerce ses activités dans de nombreuses juridictions différentes à travers le monde. La présente Politique a été élaborée de manière à être conforme à toutes ces juridictions. Ainsi, certains concepts et termes définis utilisés dans la présente Politique ont été généralisés afin que cette Politique puisse être interprétée de façon constante entre toutes les lois applicables à la protection des renseignements personnels. Si vous avez des questions concernant la présente Politique, n'hésitez pas à contacter notre délégué à la protection des données en utilisant les informations indiquées à l’article 16 ci-dessous.

3. Champ d'application de la Politique 

La Politique s'applique aux renseignements personnels en notre possession ou sous notre contrôle dans le cadre de l’exploitation de notre entreprise. Elle s’applique notamment aux informations collectées :

• lorsque vous utilisez le site web d’IDEM, utilisez tout autre logiciel commercialisé par IDEM, ou retenez autrement les services d’IDEM (collectivement, les « Services »);
• lorsque vous achetez ou utilisez les produits commercialisés par IDEM (les « Produits »); et
• lorsque vous posez votre candidature pour un poste chez IDEM.
  

La Politique s'applique également aux informations que nous recevons de tiers à votre sujet dans le cadre de la fourniture de nos Produits et Services.

Si vous êtes un employé, un consultant, un administrateur, un dirigeant ou un autre représentant d’IDEM (un « Représentant »), nous vous renvoyons à la politique de confidentialité interne d’IDEM mise à la disposition de ses Représentants. La présente Politique ne s'applique pas au traitement des données à caractère personnel des Représentants.

4. Acceptation et responsabilité du proche aidant ou du soignant

En accédant à nos Services, en utilisant nos Produits ou en nous fournissant autrement des renseignements personnels, vous acceptez d'être lié par les modalités de cette Politique. Par souci de clarté, votre utilisation de nos Produits ou Services constitue votre consentement au traitement par IDEM de vos renseignements personnels conformément aux termes de la présente Politique. 

Certaines utilisations ou communications spécifiques de vos renseignements personnels pourraient toutefois nécessiter un consentement additionnel et distinct de votre part; dans un tel cas, ceci sera explicitement indiqué dans la Politique et votre acceptation de cette Politique n'entraînera pas votre acceptation automatique de ces utilisations ou communications spécifiques.

Si vous souhaitez utiliser un Produit ou Service d’IDEM, mais que vous ne consentez pas, en tout ou en partie, à ce qu’IDEM recueille, utilise et divulgue vos renseignements personnels comme indiqué dans la présente Politique, veuillez contacter notre délégué à la protection des données en utilisant les informations indiquées à l'article 16 ci-dessous. Nous tenterons dans un tel cas de vous accommoder, mais vous comprenez qu’il se peut que nous ne soyons pas en mesure de vous fournir nos Produits ou Services.

Acceptation pour le bénéfice d’un proche bénéficiaire

IDEM commercialise certains Produits et Services destinés aux personnes en perte d’autonomie, qui peuvent présenter des troubles cognitifs. Ces personnes interagiront généralement avec les Produits et Services d’IDEM avec l’intervention d’un proche aidant ou d’un soignant.

Ainsi, si vous êtes un proche aidant ou un soignant que vous souhaitez utiliser un Produit ou Service d’IDEM pour le bénéfice d’un proche bénéficiaire en perte d’autonomie qui n’est pas en mesure de prendre connaissance de cette Politique de façon autonome, mais qui est pleinement apte à en comprendre les modalités, il est de votre responsabilité d’expliquer à ce proche bénéficiaire les modalités de cette Politique et d’en obtenir son acceptation avant d’entamer l’utilisation de ce Produit ou Service. Si des modifications ou mises à jour vous sont subséquemment communiquées en lien avec la présente Politique, vous vous engagez à les partager à ce proche bénéficiaire et à vous assurer que celui-ci en accepte les modalités avant de continuer l’utilisation pour son bénéfice du Produit ou Service d’IDEM.

Si vous êtes un proche aidant ou un soignant et que vous souhaitez utiliser un Produit ou Service d’IDEM pour le bénéfice d’un proche bénéficiaire en perte d’autonomie qui n’est pas en mesure de prendre connaissance ni de comprendre les modalités de cette Politique de façon autonome, il est de votre responsabilité d’expliquer au représentant du proche bénéficiaire les modalités de cette Politique et d’en obtenir son acceptation avant d’entamer l’utilisation de ce Produit ou Service. Si des modifications ou mises à jour vous sont subséquemment communiquées en lien avec la présente Politique, vous vous engagez à les partager à ce représentant du proche bénéficiaire et à vous assurer que celui-ci en accepte les modalités avant de continuer l’utilisation pour le bénéfice du proche bénéficiaire du Produit ou Service d’IDEM. 

5. Types de renseignements personnels que nous collectons 

Renseignements personnels que nous collectons

En application du principe de minimisation des données, nous ne recueillons que les renseignements personnels nécessaires pour vous fournir nos Produits et Services, entretenir notre relation avec vous et respecter nos obligations légales. Si vous refusez de nous fournir ces renseignements personnels, nous pourrions ne pas être en mesure de vous fournir nos Produits et Services ou d’évaluer votre candidature pour un poste chez nous.

Nous pouvons collecter les catégories suivantes de renseignements personnels vous concernant (ou concernant votre proche bénéficiaire) :

• Informations d'identification : votre nom et prénom, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone, votre adresse (tant pour la facturation que pour l’expédition), votre pays de résidence, votre fuseau horaire, etc.
• Informations de paiement : votre numéro de carte de crédit ou de débit, vos informations bancaires, les informations de paiement associées.
• Informations d’achat : le numéro de vos commandes chez nous, l’historique de vos achats, etc.
• Informations professionnelles : votre adresse électronique professionnelle, votre fonction, l'adresse de votre organisation, le nom de votre organisation, votre lieu de travail, etc., lorsque vous effectuez toute transaction auprès de nous au nom d’une organisation.
• Préférences personnelles : votre langue de préférence, vos préférences en matière de produits, vos préférences en matière de navigation, etc.
• Informations techniques : certaines données concernant vos activités courriels (lorsque vous avez consenti à recevoir nos infolettres), les informations techniques concernant votre équipement et le système d’exploitation utilisés pour accéder à nos Services, vos habitudes de navigation, votre géolocalisation, votre connexion réseau, votre adresse IP, certaines données démographiques vous concernant, le système d'exploitation que vous utilisez, le site web précédent que vous avez visité avant de naviguer sur notre site web, etc.
• Informations liées à votre candidature : informations concernant votre profil lorsque vous postulez un emploi chez nous, comme votre historique professionnelle, vos compétences professionnelles, votre parcours académique, et toute autre information similaire nous permettant d’évaluer votre candidature.
• Informations ajoutées sur nos Produits et Services : les informations que vous pourriez ajouter sur nos Produits et Services, comme le contenu des messages envoyés à votre proche bénéficiaire, vos réponses fournies sur une base volontaire à tout formulaire d’information sur les Services, l’horaire de votre proche bénéficiaire, le contenu des rappels et le contenu des notes publiées.
• Autres informations fournies à IDEM : informations concernant vos interactions avec nous, par exemple lorsque vous nous envoyez des courriels, faites des demandes de service ou contactez notre service clientèle, et les informations concernant vos interactions avec nos partenaires produits lorsque cela est nécessaire pour que nous résolvions un problème, une plainte ou une question en lien avec ces produits.

Veuillez noter que nous n'avons aucun contrôle sur les catégories de renseignements personnels que vous pouvez nous fournir au cours de nos interactions ou que vous pouvez saisir ou publier par l'intermédiaire de nos Services ou Produits dans un champ libre. Par conséquent, il est possible que d'autres types de renseignements personnels soient traités par IDEM si vous nous les fournissez de votre propre initiative. 

Renseignements personnels sensibles

Dans le cadre de votre utilisation des Produits ou Services d’IDEM, nous pourrions nous retrouver à traiter des renseignements personnels sensibles vous concernant ou concernant votre proche bénéficiaire (également parfois appelées catégories particulières de données à caractère personnel). À titre de référence, les renseignements personnels sensibles sont des renseignements personnels qui, en raison de leur nature, notamment médicale, biométrique ou autrement intime, ou du contexte de leur utilisation ou de leur communication, suscitent un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée. Il peut s'agir, par exemple, d'informations sur la santé, l'orientation sexuelle, les caractéristiques morphologiques, comportementales ou biologiques, les croyances philosophiques ou religieuses, les opinions politiques ou la situation financière. 

Par exemple, certains Produits et Services d’IDEM permettent d’envoyer des messages à un proche bénéficiaire, d’y inscrire des événements à venir concernant ce proche bénéficiaire, d’afficher des notes, de programmer des rappels (comme pour la prise de médicaments) ou d’ajouter certaines informations variées concernant votre proche bénéficiaire. Ces fonctionnalités pourraient vous permettre de consigner des renseignements personnels sensibles sur ces Produits et Services, dont notamment des informations concernant la santé de votre proche bénéficiaire. Également, lorsque vous achetez certains Produits ou Services par l’entremise de notre site web, votre historique d’achat et de navigation pourrait révéler des informations sur votre état de santé ou sur celui d’un proche bénéficiaire, compte tenu de la nature des informations et produits listés sur notre site web. 

Ces renseignements personnels sensibles seront utilisés et communiqués strictement pour nous permettre de vous fournir nos Produits et services (cela pourrait inclure, lorsque vous êtes sur notre site web seulement, de vous faire des recommandations de produits connexes en se basant sur votre historique d’achat ou de navigation). 

Nous n’utilisons pas ces renseignements personnels sensibles à une quelconque autre fin, puisque nous sommes conscients que vous avez une attente élevée de confidentialité à l’égard de ces renseignements. Si nous recueillons, utilisons ou communiquons à un tiers des renseignements personnels sensibles à toute autre fin que celles prévues ci-dessus (par exemple à des fins de ciblage ou de marketing web), nous obtiendrons votre consentement explicite au préalable. 

Obligation de fournir des renseignements personnels

Lorsque nous vous demandons vos renseignements personnels, nous vous indiquons, sauf si cela est raisonnablement implicite dans le contexte, si vous êtes dans l’obligation ou non de fournir ces renseignements, et quel est l’impact de ne pas nous les fournir. 

Par exemple, vous devez absolument nous fournir certains renseignements personnels comme votre nom, votre adresse et vos renseignements de paiement si vous souhaitez acheter un Produit ou Service chez nous. Cependant, vous êtes entièrement libre de participer ou non à nos sondages, ou de consentir lors de l’utilisation de notre site web à l’utilisation de certains de nos témoins de connexion (cookies) qui nous permettent de vous recibler dans nos campagnes de marketing en ligne (voir l’article 12 pour plus d’informations au sujet des cookies). Vous êtes également entièrement libre du contenu informationnel que vous pourriez choisir d’ajouter ou non sur certains de nos Produits ou Services.

6. Comment nous collectons les renseignements personnels 

En règle générale, nous obtenons l’information directement auprès de vous. Toutefois, nous pouvons également collecter des renseignements personnels vous concernant auprès de sources extérieures, avec ou sans votre consentement, si la loi le permet. 

Voici, entre autres, quelques moyens que nous utilisons pour collecter des renseignements personnels vous concernant :

• Interactions directes avec vous : Nous obtenons des renseignements personnels directement auprès de vous lorsque vous contactez IDEM, lorsque vous ajoutez des informations dans le cadre de l'utilisation de nos Produits ou Services, lorsque vous vous abonnez à notre infolettre, lorsque vous répondez à un sondage, etc.
• Méthodes de collecte automatisées : Lorsque vous utilisez nos Produits ou Services, nous pouvons collecter certaines informations techniques et commerciales sur votre équipement, votre utilisation de nos Produits ou Services, vos habitudes de navigation, etc. Vous trouverez plus d'informations sur les méthodes de collecte automatisées aux articles 5 et 12 de la présente Politique et dans l'outil de gestion du consentement relatif aux témoins de connexion (cookies) sur notre site web.
• Produits partenaires : Nous collaborons étroitement avec des entreprises pour qui nous agissons à titre de manufacturiers, comme des distributeurs. Dans certains cas et lorsque la loi le permet, nous pourrions obtenir des renseignements personnels vous concernant directement auprès d'eux, par exemple lorsque vous avez demandé des informations au sujet de nos Produits ou Services à ces partenaires. 
• Informations de tiers et informations publiques : Nous pouvons obtenir des informations auprès de tiers qui sont autorisés à divulguer ces informations ou qui les mettent généralement à la disposition du public sur leur site web ou dans des bases de données accessibles au public, y compris, par exemple, des réseaux publicitaires, des fournisseurs d'analyses ou des médias sociaux (tels que LinkedIn, Facebook et autres). Nous pourrions également obtenir des informations auprès de fournisseurs tiers lorsque vous postulez un emploi chez nous au-travers d’un site web partenaire sur lequel nous affichons certains postes, ou lorsque nous effectuons des enquêtes d’antécédents judiciaires ou de crédit.
• Entités gouvernementales : Nous pouvons obtenir, dans des circonstances limitées, des informations vous concernant auprès d'organismes, d'agences et de registres gouvernementaux.
• Proche aidant ou soignant : Des informations peuvent être ajoutées directement par les proches aidants, les soignants ou les proches bénéficiaires sur nos Produits ou Services.

7. Utilisation de vos renseignements personnels 

Objectif et description	Base juridique (lorsque le RGPD s'applique)
Fourniture de nos Produits et Services pour vous fournir nos Produits et Services;  pour résoudre les problèmes techniques liés à nos Produits et Services;  pour communiquer avec vous, notamment lorsque vous soumettez des questions, des commentaires ou des suggestions; pour vous permettre de payer pour nos Produits et Services; et de façon générale, pour maintenir notre relation commerciale avec vous.	Intérêts légitimes ou exécution d'un contrat
Amélioration de nos Produits et Services pour améliorer notre offre de Services et nos Produits, notamment tel que prévu dans les conditions d’utilisation de nos Services;  pour soutenir notre recherche et développement; pour assurer l'efficacité et la qualité de nos Produits et Services;  pour mesurer votre engagement avec nos marques; et pour vous demander votre avis ou votre rétroaction	Intérêts légitimes ou consentement (lorsque les lois applicables l'exigent)
Pour améliorer votre expérience et à des fins marketing pour suivre et analyser votre utilisation de nos Produits et Services afin d’améliorer la pertinence du contenu vous étant présenté et connaître vos préférences (par exemple, de façon à pouvoir vous recommander des Produits sur notre site Web en se basant sur votre historique d’achat); pour mesurer l’efficacité et la pertinence de nos publicités et promotions; pour effectuer des études et des analyses de marché sur les produits ou ventes afin d’améliorer nos Produits et Services; pour personnaliser les communications et vous informer davantage sur nos Produits et Services susceptibles de vous intéresser, si vous acceptez de recevoir de telles communications; et pour réaliser des campagnes de marketing relationnel et de ciblage en utilisant les médias sociaux et d’autres partenaires publicitaires.	Intérêts légitimes ou consentement (lorsque les lois applicables l'exigent)
Gestion et prévention des mésententes et litiges pour prévenir et détecter les erreurs et la fraude;  pour gérer nos litiges et mésententes;  pour assurer la sécurité de nos Produits et Services; pour recouvrir les créances impayées; et pour assurer la sécurité de toutes les parties intéressées de notre entreprise.	Intérêts légitimes et exécution d'un contrat
Administrer votre candidature pour évaluer votre candidature pour un emploi au sein de notre entreprise; et pour vous offrir un emploi chez nous, le cas échéant.	Intérêts légitimes ou protection de vos intérêts vitaux
Pour négocier ou conclure une transaction d'entreprise.	Intérêts légitimes ou respect de nos obligations légales
À des fins de formation, d'assurance qualité ou d'administration.	Intérêts légitimes
Pour répondre aux exigences légales.	Respect de nos obligations légales
Pour toute autre utilisation manifestement à votre bénéfice.	Intérêts légitimes ou protection de vos intérêts vitaux

L’accomplissement de certaines des finalités identifiées ci-dessus par IDEM (comme le ciblage marketing sur le web) requiert que vous consentiez explicitement à ce que nous collections certains renseignements personnels spécifiques à votre égard, ou que vous consentiez explicitement à cette finalité (comme l’utilisation de vos renseignements personnels à des fins de marketing par courriel). IDEM n’accomplira pas ces finalités si vous ne consentez pas à ce qu’elle collecte les renseignements personnels requis, ou que vous ne consentez pas à cette finalité lorsque celle-ci requiert votre consentement exprès et distinct.

IDEM peut également utiliser vos renseignements personnels pour établir des statistiques, par exemple pour détecter des tendances dans la demande de services ou de produits, ou pour détecter des tendances dans l'utilisation de ses Produits et Services et les améliorer. Toutefois, ces statistiques ne vous identifient pas et ont été anonymisées. IDEM peut également créer des ensembles de données anonymes à partir de ces statistiques, dont IDEM sera seul propriétaire. Des renseignements vous concernant sont considérés anonymisés lorsqu'il est, en tout temps, raisonnable de prévoir dans les circonstances qu’ils ne permettent plus, de façon irréversible, de vous identifier directement ou indirectement.

Lorsque la loi l'autorise, vos renseignements personnels peuvent également être utilisés à d'autres fins que celles décrites ci-dessus sans votre consentement. Autrement, vos renseignements personnels ne seront pas utilisés à d'autres fins que celles décrites ci-dessus, sauf avec votre consentement. 

8. Qui peut accéder à vos renseignements personnels

IDEM exerce des activités commerciales dans différents pays du monde. Pour vous offrir la meilleure expérience possible, nous devons partager vos renseignements personnels avec d’autres personnes internes et externes à notre entreprise. Nous reconnaissons que, sauf dans les cas décrits ci-dessous ou autorisés par la loi, la communication de vos renseignements personnels à des tiers nécessite votre consentement. Lorsqu’IDEM est tenue de divulguer vos renseignements personnels, elle s'efforcera de ne pas divulguer plus d'informations que ne l'exigent les circonstances.

Vous avez le droit de savoir, sur demande, à qui vos renseignements personnels sont divulgués et quelles sont les circonstances qui ont conduit à cette divulgation. Les informations de contact pour faire une telle demande sont fournies à l’article 16 de la Politique.

Communication interne

L'accès à vos renseignements personnels au sein de notre groupe corporatif ne nécessite pas votre consentement, mais il est strictement limité aux Représentants qui ont réellement besoin de connaître ces informations dans l'exercice de leurs fonctions et responsabilités. Ces Représentants ont été formés afin de traiter ces renseignements personnels dans le respect du programme de protection de la vie privée d’IDEM.

Communications externes

Nous faisons appel aux services de fournisseurs et nous établissons des partenariats avec des tiers situés dans le monde entier pour vous fournir nos Produits et Services. IDEM peut partager vos renseignements personnels, sans votre consentement, avec des tiers qui ont besoin de ces informations dans le cadre des activités d’IDEM ou pour aider IDEM à gérer et à fournir ses Produits et Services. Ces tiers garantiront contractuellement par écrit qu'ils utiliseront vos renseignements personnels exclusivement à des fins spécifiques, qu'ils les garderont confidentiels et protégés conformément à la présente Politique et aux meilleures pratiques, qu’ils ne conserveront pas ces renseignements personnels au-delà de la période requise pour accomplir les fins pour lesquelles ils ont été communiqués, et qu'ils se conformeront autrement à l'ensemble de la législation applicable en matière de protection des renseignements personnels. 

Nous communiquons des renseignements personnels aux catégories de destinataires suivants et pour les fonctions suivantes :

• Prestataires de services : nous pouvons divulguer vos renseignements personnels à des prestataires de services avec lesquels nous sommes intervenus à un contrat écrit afin de vous fournir nos Produits et Services. Ces prestataires n'auront accès à vos renseignements personnels et ne les traiteront que selon nos instructions. Il peut s'agir de prestataires nous assistant avec la gestion de la relation client, notre infrastructure informatique, la collecte d'argent, l'hébergement de données, le marketing, la facturation, la comptabilité, l'analyse de données, la sécurité de l'information, la surveillance du réseau et des systèmes, le développement logiciel, l'assistance technique ou tout autre service similaire.
• Autres partenaires commerciaux et manufacturiers : nous pouvons nous associer à d'autres entreprises pour soutenir nos activités ou pour vous proposer de nouveaux produits ou services. Il peut s'agir de manufacturiers, de revendeurs, de partenaires de référence, de réseaux sociaux ou de commanditaires d'événements. 
• Conseillers professionnels : dans certains cas, nous pouvons partager vos renseignements personnels avec des conseillers professionnels et des consultants, y compris des avocats, des banquiers, des auditeurs ou des comptables.
• Contrepartie à une transaction commerciale : sous réserve de la législation applicable, IDEM peut partager vos renseignements personnels lorsqu'elle conclut ou négocie une transaction commerciale impliquant la vente ou le transfert de tout ou partie de ses activités ou de ses actifs, ou le financement de ses activités. Il peut s'agir, par exemple, d'une fusion, d'un financement bancaire ou en équité, d'une acquisition, d'une transaction ou d'une procédure de faillite impliquant l'entreprise d’IDEM.
• Tiers, lorsque cela s'avère nécessaire : IDEM peut, agissant de bonne foi, communiquer vos renseignements personnels à des tiers, y compris des autorités publiques, autorités réglementaires, agences gouvernementales et ministères, (i) pour prévenir la fraude ou toute blessure grave menaçant une personne, (ii) pour se conformer à toute ordonnance, loi ou procédure judiciaire, y compris pour répondre à toute demande gouvernementale ou réglementaire, conformément aux lois applicables, y compris en cas de violation présumée ou réelle de la vie privée, ou (iii) pour faire respecter ses conditions d'utilisation et autres contrats ou droits légaux, y compris à des fins de facturation et de recouvrement.

Veuillez noter que la présente Politique ne s'applique pas aux informations recueillies à votre sujet par des tiers par l'intermédiaire de sites web ou de services tiers auxquels vous pouvez accéder via notre site web. Nous vous encourageons à consulter la politique de confidentialité de ces sites ou services tiers avant d'y accéder ou de les utiliser.

9. Transferts extraterritoriaux de vos renseignements personnels

En raison de ses activités internationales, IDEM pourrait devoir divulguer vos renseignements personnels en dehors de la province, de l'état ou du pays dans lequel vous résidez normalement, par exemple aux prestataires de services et aux partenaires identifiés à l'article 8 ci-dessus, sujet toutefois aux dispositions de l’article 5 en ce qui a trait aux renseignements personnels sensibles.

Le cas échéant, nous prendrons toutes les mesures appropriées pour garantir que le destinataire de vos renseignements personnels situé dans une autre juridiction les protégera avec les mêmes normes de protection qu’IDEM doit appliquer dans votre juridiction, et que vos renseignements personnels ne seront pas utilisés à des fins autres que celles autorisées par la collecte ou par la loi applicable dans votre juridiction. Cela pourrait inclure de procéder à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée avant d’autoriser une communication extraterritoriale. 

Si vous résidez dans un état membre de l'espace économique européen (l’ « EEE ») ou au Royaume-Uni, cela implique que vos renseignements personnels peuvent être consultés et traités en dehors de l'EEE ou du Royaume-Uni par IDEM et/ou par l'un de nos partenaires ou prestataires de services de confiance. Lorsque vos renseignements personnels sont transférés en dehors de l'EEE ou du Royaume-Uni, nous exigeons qu'un niveau de protection adéquat soit en place conformément aux exigences des lois applicables en matière de protection de la vie privée. Nous nous appuyons également sur des mécanismes de transfert appropriés conformément aux lois applicables.

10. Comment nous obtenons votre consentement 

Nous obtiendrons toujours votre consentement pour traiter vos renseignements personnels lorsque requis en vertu des lois applicables. Par exemple, votre consentement pourrait être requis si nous souhaitons utiliser vos renseignements personnels à une fin qui n’est pas prévue aux présentes et qui n’est pas autrement permise par la loi. Dans ce cas, IDEM reconnaît que votre consentement doit être manifeste, libre et éclairé. Votre consentement doit être demandé à des fins spécifiques, dans des termes simples et clairs, et distinctement de toute autre question ou information communiquée. 

En fonction de la nature et de la sensibilité des renseignements personnels, et en tenant compte de vos attentes raisonnables, votre consentement peut être explicite ou implicite (lorsque la loi le permet). En règle générale, IDEM vous demandera votre consentement au moment de la collecte, sauf si la loi l'exige ou l'autorise autrement. 

Votre consentement peut être retiré à tout moment, sous réserve des restrictions légales applicables et d'un préavis raisonnable. Nous nous efforçons de faire en sorte qu'il soit aussi facile pour vous de retirer votre consentement que de le donner. Toutefois, veuillez noter que si vous choisissez de retirer votre consentement au traitement de vos renseignements personnels, IDEM pourrait ne plus être en mesure de vous fournir certains de ses Produits ou Services. Le retrait de votre consentement ne compromet pas la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait.

Sans préjudice de ce qui précède, vous pouvez à tout moment modifier votre préférence pour recevoir des communications marketing par courrier électronique ou participer à des sondages en cliquant sur le lien de désinscription figurant dans le message concerné ou en nous contactant.

11. Comment nous utilisons les outils de prise de décision automatisée 

Vos renseignements personnels pourraient être utilisés par IDEM pour prendre des décisions automatisées (y compris le profilage) concernant (i) les services et produits susceptibles de vous intéresser ou de vous concerner, et (ii) la détection et la prévention de la fraude. Ce traitement automatisé n'aura aucun effet juridique sur vous et ne vous affectera pas de manière significative. Sur demande, IDEM vous fournira des informations sur le fonctionnement de ce système automatisé.

12. Comment nous utilisons les témoins de connexion (cookies)

Nos Services utilisent des témoins de connexion (cookies), qui sont de petits fichiers de données stockés sur votre ordinateur lorsque vous le visitez, afin de mémoriser des informations vous concernant, telles que vos préférences ou vos actions passées. Ces cookies sont notamment utilisés pour vous offrir une bonne expérience lorsque vous naviguez sur notre site web ou sur nos logiciels, ainsi qu'à des fins statistiques et de marketing. Lorsque vous acceptez de recevoir des communications marketing par courrier électronique de notre part, nous utilisons également des balises web (également appelées pixels de suivi), qui sont des éléments de code logiciel intégrés dans un message électronique et qui nous permettent de suivre les pages consultées et les messages ouverts.

Les renseignements personnels collectées par le biais des cookies permettent à IDEM et à ses prestataires de services de gérer et d'adapter les Produits et Services à vos préférences, de compiler des statistiques et des informations afin d'améliorer ces Produits et Services, d'analyser les tendances, de recueillir des informations démographiques sur notre base d'utilisateurs et d'identifier vos centres d'intérêt afin de vous fournir un contenu pertinent et de mieux cibler nos efforts en matière de marketing.

Les informations que nous pouvons compiler grâce aux cookies peuvent inclure, par exemple, l'adresse IP (Internet Protocol) de votre ordinateur, le système d'exploitation que vous utilisez, l'identité de votre fournisseur d'accès à Internet, la date et l'heure auxquelles vous avez accédé aux Services, le contenu consulté sur nos Services et le site web à partir duquel vous avez accédé à nos Services.

Lorsque vous visitez notre site web pour la première fois, une bannière de consentement aux cookies s'affiche et vous demande de personnaliser vos préférences. Vous pouvez facilement modifier vos préférences ultérieurement en cliquant sur le bouton de paramètres des cookies figurant en bas de la page sur notre site Web. Sur la plupart des navigateurs web, vous pouvez également supprimer les cookies du disque dur de votre ordinateur, bloquer la création de cookies ou recevoir un avertissement avant qu'un cookie ne soit stocké. Nous vous encourageons à consulter les instructions ou la section d'aide de votre navigateur pour plus d'informations sur les cookies. 

Toutefois, le blocage de certains types de cookies peut restreindre l'accès à certaines pages, zones ou fonctionnalités de nos Services. 

Les témoins utilisés dans nos Services autres que notre site web (par exemple, dans nos applications mobiles) ne sont pas configurables, mais ils sont strictement limités aux cookies nécessaires à leur bon fonctionnement et à la prestation des Services par IDEM. En utilisant nos Services, vous consentez à l'utilisation de ces témoins nécessaires.

13. Mesures de sécurité et incidents de sécurité

Mesures de sécurité mises en œuvre par IDEM

IDEM a mis en place une série de mesures de sécurité pour protéger vos renseignements personnels contre la perte ou le vol, ainsi que contre l'accès, la divulgation, la copie, l'utilisation et la modification non autorisés, qui sont raisonnables compte tenu, entre autres, de la sensibilité des informations, de leur utilisation, de leur quantité, de leur distribution, de leur support et des pratiques standards.

Ces mesures physiques, électroniques et administratives sont notamment les suivantes :

• Stockage sécurisé : IDEM protège ses systèmes et vos données dans des centres de données accrédités gérés par des fournisseurs de services réputés et leaders du secteur.
• Cryptage de bout en bout : Vos données sont cryptées au repos et en transit à l'aide de protocoles de communication et de cryptage puissants tels que AES-256 et TLS 1.3.
• Sécurité confiance nulle : Les systèmes d’IDEM sont construits sur le modèle de confiance nulle (zero trust) et les systèmes internes sont séparés des systèmes accessibles au public.
• Contrôle d'accès : L'accès aux systèmes d'information est limité aux Représentants de confiance et n'est accordé qu'en cas de stricte nécessité, selon le principe du moindre privilège. 
• Sécurité et confidentialité contractuelles : IDEM inclut des obligations de sécurité et de confidentialité dans tous les accords contractuels conclus avec ses clients, ses fournisseurs, ses employés et d'autres tiers, en veillant à ce que les rôles et les responsabilités soient communiqués à chacun et contractuellement contraignants.
• Sécurité applicative : Authentification forte pour tout compte d’utilisateur que vous pourriez créer sur nos Services. 
• Mesures de sécurité physique : IDEM met en œuvre des mesures de sécurité physiques, telles que la restriction de l'accès et le stockage sécurisé de tout document ou dossier susceptible de contenir des renseignements personnels.
• Mesures administratives de sécurité : IDEM adopte les mesures nécessaires, telles que des politiques et procédures internes, pour s'assurer que tous ses Représentants sont informés du contenu de la Politique et connaissent ses pratiques en matière de protection de la vie privée. IDEM effectue un contrôle continu de ses politiques et procédures.

Nous réexaminons régulièrement ces mesures de sécurité pour nous assurer qu'elles sont appliquées correctement et qu'elles continuent à être pleinement efficaces et appropriées compte tenu de l'évolution de nos systèmes et des technologies de l'information.

Toutefois, comme aucun mécanisme n'offre une sécurité sans faille, il existe toujours un certain degré de risque. La sécurité de vos informations dépend également de vous. Lorsque vous avez choisi un mot de passe pour accéder à certaines parties de nos Services, vous êtes responsable de la confidentialité de ce mot de passe et de sa modification régulière.

En cas d'incident de confidentialité

En cas d'incident de confidentialité ou d’une violation de données à caractère personnel (collectivement, un « incident ») impliquant des renseignements personnels, IDEM divulguera, si la loi l'exige, aux personnes concernées et à l'autorité gouvernementale ou de contrôle compétente (telle que la Commission d'accès à l'information du Québec, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, l'Information Commissioner's Office du Royaume-Uni ou l'autorité de contrôle compétente au sein de l'Union européenne) la survenance de cet incident et prendra des mesures pour minimiser l'impact de l'incident sur les personnes concernées. IDEM enquêtera également sur l'incident et adoptera des méthodes visant à réduire le risque qu'un incident de même nature ou de type similaire se reproduise. IDEM tient un registre de tous les incidents impliquant des renseignements personnels et, sur demande et si la loi l'exige, mettra ce registre à la disposition des autorités compétentes en matière de protection de la vie privée. 

14. Pendant combien de temps nous conservons vos renseignements personnels 

IDEM ne conserve vos renseignements personnels que pour la période nécessaire au regard des finalités pour lesquelles ils sont traités et pour répondre aux exigences légales lui étant applicables en matière de conservation, conformément à son calendrier de conservation des données. À ce titre, la durée de conservation dépend des finalités pour lesquelles les renseignements personnels ont été collectés, comme décrit à l’article 7 de la présente Politique, et tient compte des recommandations des autorités chargées de l'application de la loi. À l'issue de la période de conservation, nous détruirons vos renseignements personnels ou les anonymiserons pour les utiliser à des fins sérieuses et légitimes, conformément à la politique interne d’IDEM en matière de conservation et d'élimination des données. 

Par exemple, vos renseignements personnels relatifs à une transaction effectuée sur notre site Web seront conservés pendant la période requise afin d’honorer la transaction et toute garantie applicable. Ensuite, nous conserverons les informations pendant une période qui nous permettra de traiter ou de répondre à toute plainte, question, préoccupation ou procédure juridique relative à la transaction. Ces délais varient en fonction de chaque situation et doivent tenir compte de l'épuisement des recours possibles et des délais de prescription applicables. Il se peut donc que nous conservions vos renseignements personnels après la fin de notre relation commerciale avec vous.

15. Vos droits concernant vos renseignements personnels

Vous disposez de certains droits relatifs à vos renseignements personnels qui sont soumis à la législation applicable, en plus des autres droits énoncés dans la présente Politique. La disponibilité de ces droits dépend de la législation sur la protection de la vie privée qui vous est applicable; certains de ces droits pourraient donc ne pas vous être applicables. Notez qu'après avoir exercé certains de ces droits, il se peut que nous ne soyons plus en mesure de vous fournir certains de nos Produits ou Services. 

Si vous souhaitez exercer l'un de ces droits, prière de vous référer à la procédure décrite à l’article 16 ci-dessous. Notez que la loi prévoit certaines restrictions à l'exercice de ces droits. Nous vous conseillerons dans de telles situations.

Vos droits peuvent inclure :

Droit d'accès

Vous avez le droit de demander l'accès à vos renseignements personnels détenus par IDEM. Vous avez également le droit d'obtenir la confirmation que nous détenons des renseignements personnels vous concernant, de même que certaines informations quant à leur traitement par IDEM.

Droit de retirer votre consentement

Lorsque nous traitons vos informations sur la base d'un consentement que vous avez donné précédemment, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment. De plus amples détails sont fournis concernant le consentement à l’article 10.

Droit de rectification

IDEM reconnaît qu'il est important que les renseignements personnels vous concernant soient exacts, complets et à jour, et prend des mesures raisonnables pour garantir l'exactitude et l'exhaustivité des informations qu'elle utilise ou divulgue. Toutefois, il vous incombe d'informer IDEM de toute modification importante de vos renseignements personnels survenue après qu’ils lui ont été communiqués. Si vous pensez que nous détenons des renseignements personnels inexacts, incomplets ou équivoques à votre sujet, vous avez le droit de nous demander de les corriger. Toute rectification de vos renseignements personnels sera communiquée aux tiers auxquels les informations ont été divulguées.

Droit à l'effacement

Vous pouvez nous demander d'effacer vos renseignements personnels dans certaines circonstances limitées, par exemple lorsque lesdits renseignements personnels ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquels ils ont été collectés. En cas de demande d'effacement, sachez qu’IDEM peut conserver tout ou partie des renseignements personnels ayant fait l'objet de la demande aussi longtemps que nécessaire pour vous permettre d'épuiser les recours prévus par la loi. Toute suppression de vos renseignements personnels sera communiquée aux tiers auxquels ces renseignements ont été divulgués.

Droit de limiter le traitement ou de s'y opposer

Vous pouvez imposer certaines limitations au traitement de vos renseignements personnels par IDEM dans certains cas limités, par exemple lorsque ce traitement est illicite et que vous vous opposez à son effacement. Vous pouvez également vous opposer à son traitement (y compris au profilage) dans certaines circonstances limitées, par exemple lorsque le traitement est fondé sur des intérêts légitimes d’IDEM que vous contestez ou lorsque vos renseignements personnels sont traités à des fins de prospection. 

Droit à la portabilité des données

Vous pouvez demander que nous vous fournissions vos renseignements personnels dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et que nous les transmettions sans obstacle à un autre responsable du traitement.

Droit de formuler une plainte

Vous avez le droit de déposer une plainte à tout moment auprès de l'autorité de surveillance ou règlementaire de la vie privée de votre pays ou de votre province de résidence. Pour faciliter l’exercice de vos droits, nous avons fourni un lien vers le site Web de certaines autorités de surveillance à l’article 18 ci-dessous.

16. Comment nous contacter

Questions, préoccupations ou demandes en général

Toutes les questions, préoccupations, plaintes ou demandes (collectivement, une « demande ») concernant la présente Politique ou le traitement de vos renseignements personnels, y compris les demandes concernant l'exercice de vos droits énoncés à l'article 15 ci-dessus, doivent être adressées par écrit au délégué à la protection des données d’IDEM, en tant que personne responsable de la protection des renseignements personnels chez IDEM. 

 

IDEM Tech INC.
Délégué à la protection des données
4020, rue Saint Ambroise, bureau 497
Montréal, Québec, H4C 2C7
Courriel : privacy@idem.care

IDEM répondra à toute demande valable que vous aurez formulée dans les délais prévus par la loi applicable. Si nous refusons de donner suite à votre demande, IDEM vous informera des raisons de ce refus et des articles de la loi applicable qui justifient ce refus, sous réserve des limites prévues par la loi, et vous informera de vos recours potentiels.

Notez que si vous nous soumettez une demande, nous pouvons vous demander de vous identifier et de fournir une preuve d'identité afin que nous puissions vérifier la demande.

Lorsque la loi le permet, nous pouvons vous facturer des frais raisonnables pour répondre à votre demande. Dans ce cas, nous vous en informerons au préalable. 

Union Européenne et Royaume-Uni

Compte tenu qu’elle n’exploite pas encore d’activités commerciales dans l’espace économique européen (EEE) et au Royaume-Uni, IDEM n’a pas nommé de représentant dans ces juridictions conformément à l’article 27 du RGPD. Le moment venu, les coordonnées de ce représentant seront affichées dans cette section de la Politique. Vous pourrez alors contacter ce représentant concernant toutes questions relatives au RGPD.

17. Modifications de la Politique et nouvelles fonctionnalités 

Modifications générales

Nous mettons occasionnellement à jour la présente Politique et nous nous réservons le droit d'en modifier le contenu à tout moment. Toute modification apportée vous sera communiquée par l'intermédiaire de notre site web ou de nos Services. Les modifications peuvent également vous être communiquées par courrier électronique, si vous nous avez fourni ces informations dans le cadre de notre relation d'affaires. IDEM se réserve également le droit d'apporter des modifications administratives ou cléricales à la présente Politique qui n'affectent pas vos droits ou obligations sans vous envoyer de communication ou de notification. 

Nouveaux Produits et nouvelles fonctionnalités 

Dans le cadre de ses activités, IDEM pourrait notamment développer des nouveaux Produits ou Services, ou des nouvelles fonctionnalités à ses Produits ou Services, qui requièrent une mise à niveau des pratiques d’IDEM en matière de protection des renseignements personnels. Par exemple, un nouveau Produit ou une nouvelle fonctionnalité pourraient collecter des renseignements personnels additionnels à ceux prévus aux présentes, ou faire une nouvelle utilisation de renseignements personnels qui n’est pas envisagée aux présentes. Dans un tel cas, en sus de pouvoir modifier cette Politique de la façon prévue ci-dessus à la rubrique « Modifications générales », IDEM pourrait choisir de procéder par la publication d’une annexe à cette Politique contenant certaines modalités spécifiques applicables à ce nouveau Produit, Service ou fonctionnalité. Le cas échéant, toute telle annexe vous sera rendue disponible de la même façon que toute modification effectuée conformément à la rubrique « Modifications générales ». 

Consultation et impression

La date de la dernière version de la présente Politique et de toute Annexe la complétant figure en bas de page. Nous vous recommandons d'imprimer une copie de la présente Politique et de toute annexe la complétant pour vos dossiers, et de consulter régulièrement cette section de nos Services. Vous êtes réputé avoir accepté toute modification de la présente Politique et de ses annexes si vous continuez à utiliser nos Produits ou Services après une modification ou l’ajout d’une annexe.

18. Informations complémentaires

Pour plus d'informations sur votre vie privée et vos droits, vous pouvez consulter les ressources suivantes mises à disposition par les autorités chargées de l'application de la loi : 

• Au Québec : Commission d'accès à l'information du Québec https://www.cai.gouv.qc.ca/
• Au Canada : Commissariat à la protection de la vie privée du Canada www.priv.gc.ca (ou l'autorité provinciale compétente)
• Dans l'Union européenne : Commission européenne https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/reform/what-are-data-protection-authorities-dpas_fr  (ou l'autorité de contrôle de l'État membre concerné) 
• Au Royaume-Uni : Information Commissioner's Office https://ico.org.uk/

Politique mise à jour le 12 août 2024.